Dinâmica sobre administração do tempo: exercícios práticos

dinâmica sobre administração do tempo

Poucos ditados fazem tanto sentido quanto “tempo é dinheiro”. Mesmo assim, muitas pessoas têm dificuldades em administrar seu próprio tempo, tanto em relação às suas atividades pessoais quanto aos seus afazeres profissionais.

Para e pense: quantas vezes, nos últimos dias, você mesmo disse ou ouviu alguém dizer que “estava sem tempo”? De fato, em um mundo com cada vez mais estímulos e ofertas de opções para ocupar nosso tempo, pode ser realmente difícil de conseguir gerenciá-lo de maneira eficiente.

Entretanto, aprender como fazer isso é fundamental, especialmente na nossa vida profissional, em que temos que lidar com demandas diárias, que possuem prazos e objetivos estabelecidos e que impactam diretamente na empresa e no trabalho dos outros colaboradores.

A importância dessa organização é tamanha que foram criadas diversas dinâmicas sobre administração do tempo, desenvolvidas especificamente para ajudar no ambiente de trabalho. Entre elas, estão as nove regras de Hope Butler e a matriz de Eisenhower, duas estratégias extremamente práticas e que, melhor ainda, podem funcionar de maneira complementar.

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As dinâmicas em si são simples: em poucos passos, elas ensinam tudo o que você precisa saber para administrar seu tempo de maneira mais produtiva, permitindo que você cresça profissionalmente e também pessoalmente. Quer saber mais? Acompanhe!

 

A administração de tempo no trabalho

A falta de uma boa administração do tempo no ambiente de trabalho impacta diretamente na produtividade e, consequentemente, no desenvolvimento de projetos por parte de gestores e colaboradores.

Aliás, é fundamental que toda a equipe esteja atenta a fatores que possam ser prejudiciais à organização do tempo, buscando melhorias – coletivas e individuais – que colaborem para o crescimento do time como um todo. Afinal, a administração do tempo proporciona uma série de benefícios, dando mais espaço para a criatividade e inovação, além de permitir o investimento em capacitação profissional e trabalhos em equipe.

Uma bom exemplo de ação que pode ser aplicada no meio profissional para melhorar a administração de tempo de todos são as dinâmicas de grupo sobre gestão do tempo. E é justamente isso que vamos ver agora.

 

2 dinâmicas sobre administração do tempo para testar agora!

As nove regras de Hope Butler

Vamos começar pelas regras de Butler. Elas são simples; o desafio é conseguir segui-las!

  1. Comece: quantas vezes você passou mais tempo evitando fazer uma tarefa do que de fato executando-a? A lógica é simples: quanto mais cedo você começar, antes irá terminar. Para se ter uma ideia, existem estudos que mostram que a principal diferença entre bons e maus alunos é simplesmente a capacidade de não procrastinar e começar o dever de casa de uma vez por todas.
  2. Crie uma rotina: busque estabelecer uma rotina, definindo momentos do dia para realizar suas tarefas, como responder e-mails ou finalizar relatórios, por exemplo. Feito isso, torne isso em um hábito e mantenha os mesmos horários todos os dias.
  3. Não diga sim para muitos projetos: toda vez que você aceita fazer alguma coisa, outra deixa de ser feita. Isso acaba nos levando a viver de acordo com a prioridade dos outros, colocando de lado os nossos próprios afazeres. Por isso, aprenda a dizer “não” quando for necessário. Lembre-se: é sempre melhor focar na qualidade do que na quantidade!
  4. Não se comprometa com atividades que não são importantes: muitas vezes, aceitamos fazer coisas que não faríamos normalmente só porque elas estão planejadas para acontecer a longo prazo. No entanto, não se deixe enganar pelo excesso de tempo que existe para realizá-las: mesmo que seja só daqui a um ano, projetos e tarefas sem importância ainda vão tomar seu tempo.
  5. Divida tarefas grandes: desmonte tarefas muito grandes em uma série de objetivos menores. Assim, torna-se mais fácil inseri-los em sua agenda e ter noção do andamento do projeto todo, ajudando no seu cumprimento.
  6. Não se esforce desnecessariamente: salve o perfeccionismo para o que realmente importa. A autocobrança em níveis desnecessários toma muito do seu tempo e produz ganhos meramente irrisórios.
  7. Termine o que você começou: nada de começar uma tarefa, parar na metade e deixar o resto para depois. Otimize seu tempo e encare da seguinte maneira: ou você termina a tarefa de uma vez por todas ou planeja quando irá executá-la. Isso é válido para qualquer dinâmica sobre administração do tempo.
  8. Determine a duração de cada tarefa: se você se concentrar em cronometrar o período que investe em cada tarefa (considerando eventuais pausas), logo vai pegar a prática de saber quanto tempo leva para executar cada uma delas em sua totalidade. Com cada vez mais experiência, você se torna capaz de otimizar o seu tempo de maneira mais eficiente, terminando tudo mais rápido e, consequentemente, ganhando mais tempo livre ou para o cumprimento de outras metas.
  9. Planeje suas atividades: se administrar o tempo é importante para você, então separe um tempo para planejar tudo de forma inteligente.

 

A matriz de Eisenhower

A matriz de Eisenhower é outra dinâmica para administração do tempo interessante e que, de certa forma, complementa as nove regras de Butler. Ela consiste em dividir as tarefas em urgentes e importantes, criando diferentes combinações entre elas.

Antes de se aprofundar nesses variações, vamos entender a diferença entre urgência e importância:

Urgentes são todas as tarefas que possuem um prazo determinado para serem cumpridas, pois têm data definida para acontecer ou, no mínimo, não se repetir sob condições tão favoráveis. Quer dizer, trata-se de afazeres que, se não forem executados a tempo, podem trazer algum tipo de prejuízo. Por exemplo:

  • Marcar uma reunião;
  • Finalizar uma inscrição.

Por sua vez, importantes são as tarefas relacionadas a metas ou objetivos pré-estabelecidos, não sendo tão dependentes do fator tempo, mas sim focadas em sua boa execução. Exemplos:

  • Finalizar um relatório mensal;
  • Projetos em desenvolvimento;

Nesse sentido, repare que nada impede que uma tarefa seja, ao mesmo tempo, urgente e importante. Por exemplo: se um projeto deve ser cumprido até quarta-feira da próxima semana, ele é importante por se tratar de algo relacionado a metas que foram criadas. Porém, perceba que ele também é urgente, já que a quarta-feira em questão se aproxima a cada dia que passa.

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Isso posto, agora podemos entender as diferentes combinações que a matriz de Eisenhower proporciona. Dividindo suas tarefas em grupos, essa dinâmica para administração do tempo propõe o seguinte esquema para que você se organize:

  • Se uma tarefa é urgente e importante: faça-a imediatamente;
  • Se é urgente, mas não é importante: delegue-a a outra pessoa;
  • Se é importante, mas não é urgente: decida quando executá-la;
  • Se não é importante, nem urgente: adie.

Gostou do conteúdo de hoje? Espero que essas dinâmicas ajudem você a administrar melhor seu tempo. Para ficar por dentro das nossas novidades e de outras publicações como essa, não esqueça de nos seguir no Facebook. Vejo você por lá!

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